SharePoint integratie met Microsoft Dynamics CRM

Van mark@markdehaan.nl

In Microsoft Dynamics CRM zit sinds CRM2011 een standaard integratie met SharePoint, binnen deze integratie kan er per entiteit in CRM een SharePointlocatie worden vastgelegd, Voor elk record wat je in CRM maakt, bijvoorbeeld een Bedrijf of contactpersoon, wordt vervolgens een map/folder gemaakt binnen de SharePoint bibliotheek. waarin de documenten worden opgeslagen. In CRM wordt bijgehouden voor elke entiteit waar de SharePointlocatie zich bevindt. De CRM gebruiker hoeft voor de integratie dus eigenlijk niets anders te doen dan een record in CRM aan te maken.

Drive_Collaboration_CRM2011_SharePoint2010_integration

Voordeel hiervan is dat alle documenten netjes vanuit CRM inzichtelijk en te beheren zijn. Vanuit CRM oogpunt staan de relevante data in CRM en documenten in SharePoint. Alles rondom de klant is vanuit CRM te benaderen en te beheren.

Maar als je dit vanuit het SharePoint bekijkt valt het op dat je bij een SharePoint implementatie nooit de keuze zou maken om alle documenten in folders te plaatsen en deze binnen 1 documentbibliotheek onder te brengen.

Binnen SharePoint wil je juist graag een hiërarchische opbouw van sites, het liefst bijvoorbeeld een site per bedrijf of een site per verkoopkans, om op z’on site alles rondom de account of verkoopkans te centreren. De overweging om een site per klant te maken of een site per verkoopkans ligt in de beheersbaarheid van SharePoint verborgen. Vanuit SharePoint wil je ook een overzichtelijke omgeving hebben, en niet altijd vanuit CRM de sites opzoeken.

Als er met meerdere site gewerkt wordt:

  • kan er verschillende gebruikers/groepen geautoriseerd worden,
  • kunnen gebruikers vanuit SharePoint ook een goed overzicht krijgen wat voor documenten er met de klant of verkoopkans te maken hebben,
  • loop je minder snel tegen de grenzen aan van SharePoint (bijvoorbeeld het maximaal aantal documenten op 1 site),
  • kan er met search tools van SharePoint over meerdere sites gezocht worden,
  • kan er indien gewenst ook met documenttypes en documentsets gewerkt worden.

sharepointsite

Om deze integratie te realiseren zal binnen CRM een aanpassing worden gedaan zodat er of automatisch een site wordt aangemaakt op SharePoint bij het creëren van een klant in CRM, of dit wordt gerealiseerd door een knop in CRM. Tevens wordt een koppeling tussen CRM en de nieuw gemaakte site in CRM opgeslagen zodat meteen vanuit CRM naar de juiste site wordt verwezen.

Op SharePoint moet een template worden aangemaakt waarin wordt opgenomen hoe de site eruit ziet, wat er op staat (document bibliotheek) en wie er voor deze site geautoriseerd worden.

Deze koppeling is door een programmeur makkelijk te maken, bij Macaw hebben we dit al vele keren gedaan. Zowel binnen Microsoft Dynamics CRM 4, Microsoft Dynamics CRM 2011 en binnenkort ook op Microsoft Dynamics CRM 2013.

Met het gebruik van deze integratie mogelijkheid benut je niet alleen Dynamics CRM veel beter, je houdt immers het 360 graden klantbeeld in CRM, maar gebruik je SharePoint ook zoals het bedoelt is als Document Management Systeem.

Wilt u meer weten betreffende dit onderwerp, neem dan contact op met Macaw.

 

http://www.macaw.nl

 Categorie: Microsoft Dynamics CRM

Vergelijkbare artikelen

Laat een reactie achter